Onvolledige offerteaanvragen: waarom je ze krijgt en hoe je ze voorkomt

Wat is een onvolledige offerteaanvraag?

Een aanvraag waarmee je niet kunt offreren zonder eerst terug te vragen. De klant bedoelt het goed, maar mist precies de gegevens waar jij je prijs op baseert. Het ziet er per sector zo uit:

• Metaal: “Ik wil een beugel laten maken”, zonder materiaal, dikte, aantal of tekening.
• Installatie: “Wat kost een nieuwe cv-ketel?”, zonder type woning, huidige situatie of foto.
• Schilder: “Offerte voor schilderwerk”, zonder oppervlak, binnen of buiten, of de staat van de ondergrond.
• Hout: “Een kast op maat”, zonder maten, houtsoort of afwerking.
• Constructie: “Een overkapping”, zonder afmetingen, ondergrond of gewenste planning.

Waarom je ze blijft krijgen

Meestal ligt het niet aan de klant. Hij weet niet welke gegevens jij nodig hebt, want dat is jouw vakkennis en niet de zijne. Drie oorzaken komen vaak terug.

Het formulier vraagt niets. Een contactformulier met naam, e-mailadres en een vrij tekstvak vraagt niet om afmetingen of materiaal, dus komen die er ook niet in.

De klant heeft de gegevens niet bij de hand. Zolang hij de maten of de tekening nog moet zoeken, stuurt hij de aanvraag liever nu half in dan straks helemaal niet.

De klant wil eerst een gevoel van de prijs. Hij stuurt een korte vraag om te horen of het überhaupt de moeite waard is, en werkt de details pas uit als hij antwoord heeft.

Wat kost het je?

Dit is een rekensom en geen benchmark. Vul hem met je eigen cijfers: aanvragen per week, het aandeel dat onvolledig is, de minuten die je kwijt bent aan terugvragen en je uurtarief.

Daar komt nog iets bij dat je niet in je uren terugziet: klanten die niet meer reageren op je terugvraag. Die aanvragen verdwijnen stilletjes, maar het is wel omzet die je had kunnen hebben.

Zes manieren om onvolledige aanvragen te voorkomen

1. Vraag wat jij nodig hebt, in jouw volgorde. Maak per type opdracht een lijstje van de gegevens waar je prijs van afhangt. In de twaalf velden voor een offerteformulier staat een startpunt.
2. Maak alleen verplicht wat écht nodig is. Elk extra verplicht veld is een kans dat iemand afhaakt. Verplicht wat je niet kunt missen en laat de rest optioneel.
3. Help met voorbeelden en keuzelijsten. Een keuzelijst met jouw materialen is duidelijker dan een leeg tekstvak. Een voorbeeld als “bijv. 3 mm RVS” laat zien hoe gedetailleerd je het wilt.
4. Laat bestanden en foto's uploaden. Een tekening of een foto van de situatie zegt meer dan drie zinnen en scheelt je vaak een reeks terugvragen.
5. Gebruik een stappenwizard bij complexe opdrachten. Eén vraag tegelijk voelt voor een bezoeker lichter dan een lang formulier, en je kunt de vervolgvragen laten afhangen van eerdere keuzes.
6. Bevestig direct wat je hebt ontvangen. Een automatische bevestiging met een samenvatting laat de klant zien wat hij heeft doorgegeven, en zo ziet hij zelf wat er nog mist.

Formulier of wizard?

Een gewoon formulier is genoeg als je opdracht weinig varianten heeft, bijvoorbeeld een schilder die vooral het adres en een korte omschrijving nodig heeft. Een wizard past beter als de vervolgvragen afhangen van eerdere keuzes: het materiaal bepaalt de mogelijke diktes, de bewerking bepaalt de afwerking. Dat is vaak zo bij metaalbedrijven, houtbewerkers en constructiebedrijven.

Voor dat tweede geval bestaat de Offerte Configurator: een wizard die je op je eigen website plaatst. De klant kiest stap voor stap materiaal, maten, bewerking en afwerking uit jouw assortiment, uploadt zijn tekening en laat zijn gegevens achter. Jij ontvangt een overzichtelijke mail met alles erin.

Veelgestelde vragen